Como gerir melhor o seu tempo

O que é o tempo? É invisível, insubstituível, consome-se logo que se recebe, é um elemento que se gasta e não se recupera, não é passível de não se utilizar. Não podemos armazenar nem aumentar, não se pode comprar, alugar, fabricar ou reciclar. Cada um é responsável pela utilização do “seu” tempo. Daí, concluirmos que é impossível gerir o tempo!… Contudo, é possível, sim, gerirmo-nos a nós próprios, perante o tempo que temos! E para apreender quais são as melhores técnicas a PTC criou a acção Gerir-se melhor no tempo.

Devem ser estabelecidos objectivos e prioridades, obedecendo a um planeamento e calendarização. Afinal, “se não se sabe para onde se vai, não se sabe quando se chega”. A definição desta estratégia é realizada sobre as actividades “core” da sua missão. O que se pretende é que direccione a sua atenção para as actividades relevantes. Estas técnicas fomentam o esforço, aumentam a persistência porque motivam para a descoberta de conhecimentos que permitam cumprir as funções que lhe dizem efectivamente respeito.

A definição de objectivos é uma etapa crucial. Estes devem ser S.M.A.R.T., isto é: Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes, Definidos no Tempo.

Existem inúmeras metodologias para organizarmos as nossas tarefas, nós sugerimos uma simples, não necessita de recorrer a nenhuma tecnologia. Referimo-nos à definição de prioridades segundo o Princípio de Eisenhower, que consiste em organizar as tarefas segundo os quadrantes de “Importante”, “Não Importante” e “Urgente” e “Não Urgente”.

Para gerir tem de “perder” um pouco do seu tempo, contrua um plano semanal, no fim de cada semana, onde constem os objectivos, o planeamento das actividades, as prioridades e o estipule um tempo para cada actividade, em paralelo siga um plano diário, que deve elaborar no final de cada dia. Uma das vantagens deste tipo de planeamento é permitir rever o dia/semana e assim começar a agir, impulsiona a acção.

Registe a sua actividade. Medir objectivamente no que gasta o seu tempo, é o primeiro passo para o controlar, em vez de ser controlado por ele. No entanto não devemos ser demasiados rígidos e ocupar todos os minutos num plano, afinal existem os cronófagos. Se formos à etimologia da palavra, cronófago é o que se alimenta do tempo, principalmente do nosso, o que prejudica a nossa produtividade, são exemplos: interrupções telefónicas, reuniões (mal preparadas, sem objectivo), visitantes casuais, urgências, falta de plano diário, desarrumação, delegação ineficaz, etc. Qual o seu principal cronófago?

Terá conseguido ser um bom gestor do seu tempo quando for capaz de clarificar os seus objectivos (S.M.A.R.T.), quando se centrar realmente nos seus objectivos e não nas actividades, quando for capaz de estabelecer pelo menos um objectivo por dia e cumpri-lo. Defina as prioridades diárias (importante vs urgente), para isso registe periodicamente como utiliza o seu tempo e analise, e esta análise deve ser feita sempre em função dos objectivos que pretende alcançar e importantes para a sua função.

O domínio do tempo que dispomos torna-nos melhores profissionais, contudo exige treino. Na PTC nós podemos ajudá-lo a desenvolver essa competência. Venha Gerir-se melhor no tempo. Inscreva-se já, antes que passe o prazo de inscrição!

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