Técnicas de Secretariado

Objetivos Específicos

  • Identificar a missão e responsabilidades da função de secretariado
  • Desenvolver competências para uma comunicação eficaz
  • Saber utilizar e maximizar os contactos telefónicos
  • Saber acolher visitantes
  • Estruturar e organizar o trabalho
  • Redigir textos profissionais: cartas, atas, faxes, relatórios
  • Organizar e gerir o arquivo

Próxima Edição:
12/12/2017 - Lisboa
Duração:
4 dias / 28 horas

Destinatários

Secretárias, telefonistas e colaboradores administrativos.

Itinerário Programático

  • Identificar a missão e as responsabilidades da função de secretariado
    • Compreender a organização e suas orientações
    • Conhecer a cultura da organização e atuar em conformidade
    • Saber situar-se no contexto profissional: identificar a área de actuação do profissional de secretariado
  • Desenvolver as competências para uma comunicação eficaz
    • Comunicar de forma clara e “transparente” para estimular a confiança
    • Manter uma comunicação harmoniosa e eficaz com a hierarquia e com os restantes interlocutores
    • Adotar atitudes de comunicação profissionais
    • Afirmar-se em situações relacionais delicadas
    • Reagir a comportamentos agressivos, passivos ou manipuladores
    • Desenvolver a confiança em si
  • Saber utilizar e maximizar os contactos telefónicos
    • Acolher e identificar o interlocutor
    • Utilizar um vocabulário profissional e positivo
    • Transmitir segurança na informação dada
    • Filtrar as chamadas e saber anotar as mensagens de forma objectiva e sucinta
    • Saber lidar com interlocutores difíceis e situações delicadas
    • Reformular e concluir
  • Saber acolher visitantes
    • Conhecer a importância da imagem que projeta na formação das primeiras impressões
    • Utilizar uma postura agradável e tranquila na receção de visitantes
    • Estabelecer uma relação positiva, aplicar as regras de cortesia e do saber-estar
    • Saber questionar e encaminhar
  • Estruturar e organizar o trabalho
    • Organizar um dia de trabalho
    • Definir as prioridades
    • Estabelecer prazos
    • Elaborar um “Planning”
    • Tratar a correspondência: aspetos a ter em conta na preparação para despacho e posterior encaminhamento
    • Gerir a agenda de forma eficaz
    • Preparar viagens e reuniões
  • Redigir textos profissionais: cartas, atas, faxes, relatórios
    • Escutar para transcrever
    • Tomar apontamentos com método
    • Organizar as ideias por ordem lógica
    • Reformular e hierarquizar
    • Conhecer e aplicar as regras de legibilidade
    • Estruturar e escolher a apresentação gráfica a dar ao documento final
  • Organizar e gerir o arquivo
    • Conhecer os critérios de eficácia de organização
    • Escolher o método adequado em função da área de atuação
    • Conhecer os circuitos documentais e controlar o movimento dos documentos
    • Elaborar um plano de arquivo

Metodologia

Pedagogia ativa, fazendo recurso a autodiagnóstico do estilo de comunicador, exercícios práticos e simulações.

Valor

Valor: 700 Euros + IVA por participante

Cursos Agendados

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12/12/2017 Técnicas de SecretariadoPré-Inscrição Lisboa