Técnicas de Secretariado

Destinatários

Secretárias, telefonistas e colaboradores administrativos.

Itinerário Programático

• Identificar a missão e as responsabilidades da função de secretariado
  • Compreender a organização e suas orientações
  • Conhecer a cultura da organização e atuar em conformidade
  • Saber situar-se no contexto profissional: identificar a área de actuação do profissional de secretariado
• Desenvolver as competências para uma comunicação eficaz
  • Comunicar de forma clara e “transparente” para estimular a confiança
  • Manter uma comunicação harmoniosa e eficaz com a hierarquia e com os restantes interlocutores
  • Adotar atitudes de comunicação profissionais
  • Afirmar-se em situações relacionais delicadas
  • Reagir a comportamentos agressivos, passivos ou manipuladores
  • Desenvolver a confiança em si
• Saber utilizar e maximizar os contactos telefónicos
  • Acolher e identificar o interlocutor
  • Utilizar um vocabulário profissional e positivo
  • Transmitir segurança na informação dada
  • Filtrar as chamadas e saber anotar as mensagens de forma objectiva e sucinta
  • Saber lidar com interlocutores difíceis e situações delicadas
  • Reformular e concluir
• Saber acolher visitantes
  • Conhecer a importância da imagem que projeta na formação das primeiras impressões
  • Utilizar uma postura agradável e tranquila na receção de visitantes
  • Estabelecer uma relação positiva, aplicar as regras de cortesia e do saber-estar
  • Saber questionar e encaminhar
• Estruturar e organizar o trabalho
  • Organizar um dia de trabalho
  • Definir as prioridades
  • Estabelecer prazos
  • Elaborar um “Planning”
  • Tratar a correspondência: aspetos a ter em conta na preparação para despacho e posterior encaminhamento
  • Gerir a agenda de forma eficaz
  • Preparar viagens e reuniões
• Redigir textos profissionais: cartas, atas, faxes, relatórios
  • Escutar para transcrever
  • Tomar apontamentos com método
  • Organizar as ideias por ordem lógica
  • Reformular e hierarquizar
  • Conhecer e aplicar as regras de legibilidade
  • Estruturar e escolher a apresentação gráfica a dar ao documento final
• Organizar e gerir o arquivo
  • Conhecer os critérios de eficácia de organização
  • Escolher o método adequado em função da área de atuação
  • Conhecer os circuitos documentais e controlar o movimento dos documentos
  • Elaborar um plano de arquivo

Metodologia

Pedagogia ativa, fazendo recurso a autodiagnóstico do estilo de comunicador, exercícios práticos e simulações.

Valor

Valor: 700 Euros + IVA por participante