Reuniões de trabalho eficazes!

As reuniões são uma ferramenta de trabalho útil, isto se forem bem planeadas e estruturadas, ou arriscam-se a tornarem-se numa perda de tempo produtivo. Os objectivos principais de uma reunião, em geral, são encontrar soluções para problemas, auxiliar os processos de tomada de decisão, mobilizar ideias e energias, coordenar actividades para atingir desempenhos colectivos, logo, é crucial que o foco incida sobre a troca de informação útil e de forma estruturada.

A primeira questão a colocar-se antes de convocar uma reunião é se o tema ou assunto justifica a sua realização ou se ela é dispensável. Se a resposta for afirmativa podemos então avançar com o seu planeamento, que é constituído basicamente por 3 fases: Antes, Durante e Após.

Antes – Diz respeito à fase de elaboração da convocatória, onde consta a ordem de trabalhos, o que permite o controlo dos temas em discussão. Fixa-se o local, a hora de início e de finalização. Tendo em conta a definição de tópicos e assuntos exactos e o tempo distribuído a cada um deles, estes devem ter sequência e encadeamento do mais para o menos importante, desta forma ficarão no final os temas que podem ser eliminados, caso o tempo não seja suficiente.

O tempo razoável para a duração de uma reunião depende do objectivo da mesma, do número de participantes e da frequência com que são realizadas, mas em geral não se deve exceder os 90 minutos. No caso de ser extensa, é desejável estabelecer um período de intervalo.

O local onde vai decorrer a sessão de trabalho também é importante, de preferência deve utilizar-se uma mesa redonda ou oval, para garantir o contacto visual entre os participantes e facilitar a comunicação. Assegure-se que o espaço é confortável e tranquilo. E que toda a comunicação de suporte da reunião foi facultada aos intervenientes com uma antecedência mínima de 24 horas.

Convoque apenas as pessoas necessárias e indispensáveis à reunião, para que possam de facto contribuir. Comunique o objectivo da reunião e os resultados esperados a todos. Organize a sequência dos temas para que os participantes estejam presentes na discussão dos temas que lhes digam directamente respeito.

Durante – O início e términus das reuniões devem cumprir-se de acordo com o estabelecido, independentemente do atraso de alguns dos participantes, passando à escolha do tema de acordo com os presentes.

Ao iniciar esclarecem-se as regras da reunião, recorda-se a agenda e clarificam-se os papéis dos participantes. Um dos participantes é designado para redigir a acta da reunião.

Cabe ao moderador da reunião verificar se os tempos previstos para cada tema estão a ser respeitados e garantir um ritmo adequado da reunião, encorajando os participantes a serem activos. Deve-se permitir, no entanto, alguma flexibilidade, alguma abertura para sejam alcançados os objectivos da reunião, mas assegurando que se cumpre a hora de finalização estipulada. No final de cada tema resuma a discussão e as recomendações, isso facilita a confirmação e validação de todos.

Para encerrar a reunião faça um sumário das decisões tomadas, mencionando os aspectos de destaque e congratule os participantes pelos objectivos alcançados na reunião. Solicite a opinião de todos no que se refere à eficácia da reunião e propostas de temas para a reunião seguinte a agendar. Termine com um agradecimento a todos os participantes.

Após – Deve ser enviada a acta da reunião a todos os participantes, se possível nas 24 horas subsequentes à sua conclusão. Faça o follow-up, certificando-se que os compromissos assumidos são cumpridos dentro dos prazos estabelecidos.

O espaço de trabalho de uma reunião é um momento em que as competências de trabalho em equipa ficam mais claras e evidentes. Não deixe que as suas reuniões se desenrolem ao acaso, ao sabor do improviso. Para maximizar as potencialidades de cada grupo de trabalho, para que se alinhem estratégias, que se comunique na mesma linguagem e que se trabalhe para os mesmos objectivos. Prepare com antecedência a sua reunião. Planeie! Torne as suas reuniões eficazes!

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1 Comentário

  1. carla diz:

    reuniões eficazes

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