Clique aqui
Peça-nos uma Proposta


Secretariado





Administração e Secretariado


350€ + IVA (Presencial)


Pré-Inscrição


Ref.: 59 - Administração e Secretariado









- Confirmo que li e aceito a Política de Privacidade

Pré-Inscrição


Descrição

Cada vez mais as constantes evoluções do mercado conduzem a que a função de secretariado seja capaz de se adaptar a uma realidade pautada pela flexibilidade, polivalência e a um crescente nível de exigência. De notar também, a importância desta função no estabelecimento de um primeiro contacto de qualidade com o cliente, que se traduz na criação da imagem da empresa. Estes profissionais têm como principal função apoiar administrativos, gestores e equipas. Assim, a formação de Técnicas de  Secretariado, permite desenvolver competências e técnicas essenciais para o desempenho das suas tarefas profissionais.

Destinatários

Assistentes de gestão, relações públicas, secretários(as) e rececionistas.

Itinerário Programático

Identificar a missão e as responsabilidades da função de secretariado
  • Compreender a organização e as suas orientações
  • Conhecer a cultura da organização e atuar em conformidade
  • Saber situar-se no contexto profissional: identificar a área de atuação do profissional de secretariado

Desenvolver as competências para uma comunicação eficaz 
 
  • Comunicar de forma clara e “transparente” para estimular a confiança
  • Manter uma comunicação harmoniosa e eficaz com a hierarquia e com os restantes interlocutores
  • Adotar atitudes de comunicação profissionais
  • Afirmar-se em situações relacionais delicadas
  • Reagir assertivamente a comportamentos agressivos, passivos ou manipuladores
  • Desenvolver a confiança em si

 
Sabe Utilizar e maximizar os contactos telefónicos 
  • Acolher e identificar o interlocutor
  • Utilizar um vocabulário profissional e positivo
  • Transmitir segurança na informação dada
  • Filtrar as chamadas e saber anotar as mensagens de forma objetiva e sucinta
  • Saber lidar com interlocutores difíceis e situações delicadas
  • Reformular e concluir
Saber acolher visitas 
  • A importância das primeiras impressões
  • Utilizar uma postura agradável e tranquila na receção Saber ade visitas
  • Estabelecer uma relação positiva, aplicar as regras de cortesia e do saber-estar
  • Saber questionar e encaminhar
 
Estruturar e organizar o trabalho
 
  • Organizar um dia de trabalho
  • Definir as prioridades
  • Estabelecer prazos
  • Elaborar um planning
  • Tratar a correspondência: aspetos a ter em conta na preparação para despacho e posterior encaminhamento
  • Gerir a agenda de forma eficaz
  • Preparar viagens e reuniões
 
Redigir textos profissionais: cartas, atas, faxes, relatórios
 
  • Escutar para transcrever
  • Tomar apontamentos com método
  • Organizar as ideias por ordem lógica
  • Reformular e hierarquizar
  • Conhecer e aplicar as regras de legibilidade
Estruturar e escolher a apresentação gráfica a dar ao documento final
 
  • Organizar e gerir o arquivo  
  • Conhecer os critérios de eficácia de organização
  • Escolher o método adequado em função da área de atuação
  • Conhecer os circuitos documentais e controlar o movimento dos documentos
  • Elaborar um plano de arquivo

Metodologia

Pedagogia ativa, fazendo recurso a exercícios práticos e análise de situações concretas apresentadas pelos participantes.
 








atendimento telefónico e presencial |  avaliação de desempenho |  coaching e pnl |  comunicação e assertividade |  consultores |  consultoria de recursos humanos |  desenvolvimento pessoal |  formação |  formação de formadores |  formação e-learning |  gestão do tempo |  inteligência emocional |  liderança e gestão de equipas |  teambuilding |  técnicas de venda |