Secretariado
Ciclo Formativo para assistentes de gestão
350€ + IVA (Presencial)
Pré-Inscrição
Ref.: 40 - Ciclo Formativo para assistentes de gestão
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Descrição
Destinatários
Itinerário Programático
Metodologia
Descrição
O conhecimento profundo da organização é um dos pontos fulcrais para o assistente de gestão desempenhar eficazmente a sua função.
O apoio e organização ao trabalho do gestor e a ligação entre várias áreas funcionais são algumas das funções que caraterizam o seu trabalho. Assim, uma comunicação notável, a nível escrito, presencial e telefónico; noções de contabilidade geral e conhecimento do equilíbrio financeiro da empresa revelam-se competências essenciais. Desta forma, a formação de Ciclo Formativo para Assistentes de Gestão aborda as principais funções do assistente de gestão, bem como as competências apropriadas para o desempenho do cargo.
Destinatários
Assistentes de gestão.
Itinerário Programático
1ª PARTE - RECONHECER O PAPEL DE ASSISTENTE DE GESTÃO NAS ATUAIS ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
COMPREENDER O NEGÓCIO DA ORGANIZAÇÃO E A SUA ESTRUTURA ENVOLVENTE
- Conhecer a estratégia da organização
- Identificar os campos de ação e de decisão segundo as grandes áreas funcionais da empresa
DIFERENCIAR AS RESPONSABILIDADES ENTRE O SECRETARIADO TRADICIONAL E O PAPEL DE ASSISTENTE DE GESTÃO
- Identificar as novas competências da função assistente de gestão
- Clarificar a missão e áreas de atuação
- Desempenhar o papel de interface com diferentes áreas funcionais e diferentes interlocutores
APOIAR O GESTOR NAS SUAS PRINCIPAIS ATIVIDADES
- Conhecer as responsabilidades do gestor
- Preparar e tratar informações úteis para o desenvolvimento das atividades do gestor
- Manusear e interpretar informações complexas e confidenciais
ORGANIZAR AS TAREFAS PARA MELHORAR A PERFORMANCE INDIVIDUAL
- Desenvolver as noções de simplificação de tarefas
- Analisar as tarefas e conhecer os tempos de execução
- Identificar e respeitar as prioridades
- Saber lidar com os imprevistos e as interrupções
- Identificar possíveis fontes de ineficácia
- Gerir a agenda de forma eficaz
- Preparar viagens e reuniões
- Otimizar a organização documental
ORGANIZAR EVENTOS NACIONAIS E INTERNACIONAIS
- Planear e organizar diferentes estilos de eventos: receções, reuniões de trabalho, seminários, conferências, etc.
- Adotar os instrumentos adequados aos diferentes tipos de eventos: convocatórias, convites, organização dos espaços, decoração, documentação, ordem das intervenções, etc.
- Conceber e planificar reuniões multiculturais
2a PARTE - DESENVOLVER TÉCNICAS DE COMUNICAÇÃO PRESENCIAL, TELEFÓNICA E ESCRITA
PRATICAR UMA COMUNICAÇÃO EFICAZ E UM RELACIONAMENTO INTERPESSOAL POSITIVO
- Compreender os processos da comunicação e do relacionamento interpessoal e identificar os seus fatores de sucesso
- Conhecer a importância do não-verbal e da linguagem gestual
- Estabelecer uma relação de confiança – a empatia e a persuasão
- Utilizar uma atitude de comunicação eficaz – evitar as relações de força e agressividade
- Saber questionar e reformular, para recolher informação relevante
DOMINAR AS REGRAS DA COMUNICAÇÃO TELEFÓNICA
- Responder e adaptar-se aos pedidos por telefone
- Saber acolher, encaminhar, registar uma mensagem, esclarecer, perguntar e encontrar soluções através do telefone
- Identificar as características do canal telefónico e avaliar o impacto da comunicação via telefone
- Otimizar a comunicação e cuidar da voz e da palavra como um instrumento de trabalho
- Aplicar as regras da comunicação telefónica ao quotidiano profissional
SABER REDIGIR TEXTOS PROFISSIONAIS EFICAZES
- Desenvolver capacidades de redação de vários documentos
- Determinar a eficácia de um texto profissional
- Redigir para desencadear ação
- Dominar as principais regras de construção de um texto profissional
- Conhecer os indicadores de controlo de qualidade dos textos redigidos e saber como os utilizar
3a PARTE - DOMINAR AS BASES DE CONTABILIDADE GERAL E GESTÃO FINANCEIRA ESSENCIAIS AO EXERCÍCIO DA FUNÇÃO DOMINAR AS BASES DA CONTABILIDADE GERAL
- Noções gerais de contabilidade
- Compreender a importância da contabilidade geral e analítica da empresa
- Analisar alguns indicadores de gestão (liquidez, solvabilidade, rentabilidade, autonomia financeira, fundo de maneio)
- Interpretar o balanço e a demonstração de resultados
DOMINAR AS BASES DA GESTÃO FINANCEIRA
- Compreender o equilíbrio financeiro da empresa: saber ler os rácios, os componentes do fundo de maneio e da tesouraria
Metodologia
Pedagogia ativa baseada em trabalhos individuais e de grupo. Serão realizados um conjunto de exercícios de treino: jogos pedagógicos, estudo de casos, exercícios práticos de legibilidade e exercícios sobre a conceção de textos reais.
