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Secretariado





Técnicas de Secretariado


175€ + IVA (Presencial)


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Ref.: 74 - Técnicas de Secretariado









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Descrição

Cada vez mais as constantes evoluções do mercado conduzem a que a função de secretariado seja capaz de se adaptar a uma realidade pautada pela flexibilidade, polivalência e a um crescente nível de exigência. De notar também, a importância desta função no estabelecimento de um primeiro contacto de qualidade com o cliente, que se traduz na criação da imagem da empresa. Estes profissionais têm como principal função apoiar administrativos, gestores e equipas. Assim, a formação de Técnicas de Secretariado, permite desenvolver competências e técnicas essenciais para o desempenho das suas tarefas profissionais.

Destinatários

Assistentes de gestão, relações públicas, secretários(as) e rececionistas.

Itinerário Programático

IDENTIFICAR A MISSÃO E AS RESPONSABILIDADES DA FUNÇÃO DE SECRETARIADO
- Compreender a organização e as suas orientações
- Conhecer a cultura da organização e atuar em conformidade
- Saber situar-se no contexto profissional: identificar a área de atuação do profissional de secretariado

DESENVOLVER AS COMPETÊNCIAS PARA UMA COMUNICAÇÃO EFICAZ
- Comunicar de forma clara e “transparente” para estimular a confiança
- Manter uma comunicação harmoniosa e eficaz com a hierarquia e com os restantes interlocutores
- Adotar atitudes de comunicação profissionais
- Afirmar-se em situações relacionais delicadas
- Reagir assertivamente a comportamentos agressivos, passivos ou manipuladores
- Desenvolver a confiança em si
 
SABER UTILIZAR E MAXIMIZAR OS CONTACTOS TELEFÓNICOS
- Acolher e identificar o interlocutor
- Utilizar um vocabulário profissional e positivo
- Transmitir segurança na informação dada
- Filtrar as chamadas e saber anotar as mensagens de forma objetiva e sucinta
- Saber lidar com interlocutores difíceis e situações delicadas
- Reformular e concluir
 
SABER ACOLHER VISITAS
- A importância das primeiras impressões
- Utilizar uma postura agradável e tranquila na receção de visitas
- Estabelecer uma relação positiva, aplicar as regras de cortesia e do saber-estar
- Saber questionar e encaminhar

ESTRUTURAR E ORGANIZAR O TRABALHO
- Organizar um dia de trabalho
- Definir as prioridades
- Estabelecer prazos
- Elaborar um planning
- Tratar a correspondência: aspetos a ter em conta na preparação para despacho e posterior encaminhamento
- Gerir a agenda de forma eficaz
- Preparar viagens e reuniões

REDIGIR TEXTOS PROFISSIONAIS: CARTAS, ATAS, FAXES, RELATÓRIOS
- Escutar para transcrever
- Tomar apontamentos com método
- Organizar as ideias por ordem lógica
- Reformular e hierarquizar
- Conhecer e aplicar as regras de legibilidade
- Estruturar e escolher a apresentação gráfica a dar ao documento final

ORGANIZAR E GERIR O ARQUIVO
- Conhecer os critérios de eficácia de organização
- Escolher o método adequado em função da área de atuação
- Conhecer os circuitos documentais e controlar o movimento dos documentos
- Elaborar um plano de arquivo

Metodologia

Pedagogia ativa, fazendo recurso a exercícios práticos e análise de situações concretas apresentadas pelos participantes








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